Dalam rangka menjalankan Tri Dharma Perguruan Tinggi, setiap Perguruan Tinggi membuat rencana strategis (Renstra) yang digunakan sebagai acuan dalam mengelola program kerja serta memastikan tugas pokok dan fungsi perpustakaan relevan dengan visi universitas. Penyusunan Renstra dari awal hingga menjadi suatu dokumen tertulis melibatkan semua pihak di perpustakaan, mulai dari pimpinan, manajer, hingga staf. Semua pihak diwajibkan memiliki andil dalam perumusan kerja yang fungsional untuk mendukung terwujudnya visi, misi, dan tujuan perpustakaan.
Webinar Nasional yang diselenggarakan UPT Perpustakaan Universitas Indonesia (UI) pada Rabu (7/9) secara daring tersebut berjudul “Sukses Menyusun Renstra Perpustakaan Perguruan Tinggi”. Turut hadir sebagai narasumber, Kepala Perpustakaan Universitas Katolik Soegijapranata, Rikarda Ratih Saptaastuti, S.Sos., M.I.Kom.; Kepala Perpustakaan Institut Teknologi Bandung, Ena Sukmana, S.Sos.; dan Konsultan Lembaga Management Fakultas Ekonomi dan Bisnis UI, Dr. Yasmine Nasution, S.E., MApp.Com.
Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan UI, Prof. Dr. rer. nat. Abdul Haris, M.Sc., memberikan dukungan terhadap Webinar Nasional tersebut. Menurut Prof. Haris, rencana strategis merupakan sebuah petunjuk yang dapat digunakan organisasi dalam menentukan arah dan mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber daya yang dimiliki organisasi dalam mencapai tujuan. “Hal ini bertujuan agar perpustakaan dapat membuat strategi dan mengoptimalkan semua komponen dalam pengelolaan perpustakaan, khususnya perpustakaan perguruan tinggi dalam menunjang tri dharma, untuk mendapatkan efektivitas, efisiensi sinergi, dan program berkelanjutan,” kata Prof. Haris.
Menurut Kepala UPT Perpustakaan UI, Mariyah, S.Sos., M.Hum., “Sebagai pengelola perpustakaan, pustakawan harus siap menghadapi tantangan dengan menyusun Renstra yang baik sehingga tantangan tersebut dapat diantisipasi dalam Renstra yang kita susun. Tentunya, pimpinan dan tim perpustakaan harus solid dalam menyusun rencana strategis tersebut, sehingga arah dan tujuan perpustakaan dapat terwujud sesuai visi dan misi perpustakaan. Serta, dapat mewujudkan lembaga induknya menjalankan tri dharma perguruan tinggi.”
Pada kesempatan tersebut, Dr. Yasmine memaparkan materi berjudul “Rencana Strategis Perguruan Tinggi” untuk mengenalkan dasar komponen Renstra dan pengimplementasiannya sebagai sebuah acuan dalam waktu tertentu. Tahapan proses Renstra terbagi menjadi tiga, yaitu analisis, formulasi, dan implementasi.
“Kita harus dapat melihat dari ujung atau start from future dari apa yang dituju ke depannya dalam penyusunan poin penting pada Renstra. Sebagai bagian dari universitas yang memiliki kegiatan tri dharma, kita perlu memahami dan ikut dalam perubahan perguruan tinggi yang dapat memberikan kontribusi yang tidak terpisahkan,” kata Dr. Yasmine.
Terkait perumusan dan implementasi Rencana Strategis, Ena Sukmana memaparkan materi dengan studi kasus UPT Perpustakaan ITB. UPT Perpustakaan ITB telah mengidentifikasi permasalahan, kendala, halangan, dan tantangan agar berubah menjadi peluang dengan menggunakan pendekatan VUCA. Pendekatan VUCA memuat empat komponen, yaitu volatility (volatilitas), uncertainty (ketidakpastian), complexity (kompleksitas), dan ambiguity (ambiguitas). “Dalam menetapkan atau membangun tujuan jangka panjang, kita dapat menggunakan model SMART (Specific, Measurable, Attractive, Realistic, Timed) dalam mencapai tujuan tersebut,” kata Ena Sukmana.
Selain itu, Rikarda juga menjelaskan action plan dan evaluasi serta implementasi Renstra di Perpustakaan Unika Soegijapranata. Proses action plan terdiri atas tahapan memahami visi dan misi dari institusi dan perpustakaan; evaluasi diri atau SWOT; menyesuaikan Renstra institusi atau Perguruan Tinggi Stakeholder; dan action plan (perpustakaan).
“Kemampuan yang dimiliki seseorang berupa standar kinerja dapat berkontribusi positif terhadap kinerja organisasi dan capaian Renstra yang berupa kerja sama tim, rencana aksi, negosiasi, dan komunikasi. Kita juga perlu memiliki rasa suka cita dalam menjalankan tugas, kepercayaan, pengharapan, semangat, dan gembira; serta growth mindset dengan menerima tantangan, selalu ingin terus belajar, dan terinspirasi keberhasilan teman dalam menjalankan tugas,” kata Rikarda.
Webinar yang diikuti oleh 931 peserta secara online, baik melalui media zoom maupun youtube ini diharapkan dapat menjadi tempat bagi para pustakawan untuk berbagi pengalaman terkait perencanaan strategi sehingga dihasilkan sebuah kesepakatan bersama yang dapat membawa perpustakaan sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Para pustakawan juga diharapkan dapat memiliki kontribusi dalam perumusan kerja demi terwujudnya visi, misi, dan tujuan perpustakaan serta instansi perguruan tinggi yang menaungi.
Selengkapnya:
