Sejak dibentuk pada 30 Desember 2009 dengan SK Rektor Nomor 1513/SK/R/UI/2009, Unit Layanan Pengadaan (ULP) resmi bekerja. ULP antara lain dibentuk dengan tujuan agar proses pengadaan barang dan jasa di lingkungan Universitas Indonesia berlangsung lebih terpadu. Dalam melaksanakan tugasnya, ULP membentuk kelompok kerja atau panitia pelelangan yang dibuat pada setiap paket pengadaan dan bersifat adhoc. Seiring berjalannya waktu, pada 5 Februari 2013 berdasarkan Keputusan Rektor UI Nomor 0132/SK/R/UI/2013 dibentuk Kelompok Kerja Pengadaan barang dan Jasa yang terdiri dari Pokja Pengadaan Jasa Konstruksi, Pokja Pengadaan Barang, dan Pokja Pengadaan Konsultan dan Jasa Lainnya.
Selanjutnya, pada tahun 2012 dikeluarkan Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 yang merupakan perubahan Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Peraturan tersebut kemudian ditindaklanjuti UI mengeluarkan SK Rektor No 1139/SK/R/UI/2013 pada Juni 2013 dan pengangkatan Kepala dan Sekretariat ULP UI dengan SK Rektor No 1161/SK/R/UI/2013.
Tak hanya terkait dengan ULP, pengadaan barang dan jasa juga melibatkan pihak-pihak lainnya. Di UI, terdapat Pengguna Anggaran (PA) yang dalam hal ini dijabat oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan. Selain itu, ada Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) yang dijabat oleh Rektor UI. ULP mempunyai kewajiban untuk memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan pengadaan barang dan jasa kepada Kuasa Pengguna Anggaran (KPA). KPA antara lain berwenang menetapkan Rencana Umum Pengadaan (RUP). KPA juga berwenang untuk mengawasi pelaksanaan anggaran. Dari KPA, selanjutnya Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) menetapkan rencana pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa (PBJ). PPK juga membuat dan menetapkan spesifikasi teknis, Harga Perkiraan Sendiri (HPS), dan Rancangan Kontrak.
Di UI terdapat delapan belas PPK. Pada setiap fakultas, yang menjabat sebagai PPK adalah dekan masing-masing fakultas. PPK untuk belanja modal, bantuan sosial, loan JICA (Rumah Sakit Pendidikan) dan Belanja PNBP Unit PAU, saat ini dijabat oleh Direktur Umum dan Fasilitas Dr. Ir. Donanta Dhaneswara, M.Si. Untuk belanja pegawai termasuk membayar gaji, PPK yang menjabat adalah Direktur SDM Ir. Herr Soeryantono, M.Sc., Ph.D. Selain itu, ada juga PPK yang mengurusi belanja loan IDB (Rumah sakit pendidikan untuk mendukung peningkatan mutu pendidikan kesehatan), yang dijabat oleh Gusti Nyoman Surendra, S.H., M.Si. PPK ini diangkat oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 29991/A.A3/KU/2013.
Adapun prosedur pengadaan barang dan jasa, pertama unit atau pengguna mengajukan surat dan dokumen kepada PPK terkait paket pengadaan yang sudah direncanakan sebelumnya. Setelah dipelajari dan disahkan oleh PPK, ULP kemudian akan menindaklanjutinya, dengan memimpin dan mengkoordinasikan kepada Pokja terkait. Selanjutnya, Pokja ULP akan melakukan proses pengadaan sesuai Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012, menetapkan pemenang dan membuat berita acara hasil pelelangan. Pokja ULP lah yang kemudian akan membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan barang dan jasa. Setelah proses pengadaan selesai dan didapatkan calon penyedia, Pokja akan memberikan laporan tersebut kepada PPK dan ULP. Jika PPK setuju dengan hasil tersebut maka dilanjutkan dengan kontrak.
Untuk proses pengadaan barang dan jasa yang bernilai di atas Rp 200 juta, serta jasa konsultansi di atas Rp 50 juta, ULP akan mengumumkannya di website UI (www.ui.ac.id), website LPSE UI (https://lpse.ui.ac.id), juga portal pengadaan nasional (https://inaproc.lkpp.go.id). Hal tersebut dilakukan agar seluruh calon penyedia yang berminat dapat mengetahui informasi tersebut. Sementara itu, proses pengadaan dilakukan melalui Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) yang dapat diakses di laman lpse.ui.ac.id. Selanjutnya, untuk pengadaan bernilai kurang dari Rp 200 juta maka proses tidak dilakukan melalui ULP, tetapi dilakukan oleh Pejabat Pengadaan (PP). Caranya adalah dengan melakukan penunjukkan terhadap salah satu penyedia yang ditentukan.
Menurut Ketua ULP Teguh Iman Santoso, untuk memperlancar proses pengadaan barang dan jasa, setiap user atau pengguna saat berkoordinasi dengan PPK wajib mencantumkan spesifikasi teknis barang atau jasa. Selain itu, pengguna juga wajib mencantumkan jumlah atau volume serta harga terkini pada dokumen pengadaan yang diajukan. Proses pengadaan melalui pelelangan membutuhkan waktu lebih kurang 28 hari sejak dokumen diumumkan sampai mendapat penyedia barang atau jasa yang diinginkan. (KHN)
