Permintaan Proposal Kerjasama dalam Rangka Pemilihan Mitra Kejrasama Pengembangan dan Pengelolaan Fasilitas SOR UI Rawamangun

LATAR BELAKANG

Bahwa dalam rangka memaksimalkan pemanfaatan aset Universitas Indonesia yang berupa Sarana Olahraga di Rawamangun, Jakarta Timur (SOR UI Rawamangun) perlu ada kerjasama dengan mitra kerjasama yang dapat membantu mengelola fasilitas sarana olahraga tersebut. Dengan ini disampaikan permintaan proposal kerjasama dalam rangka pemilihan mitra kerjasama pengembangan dan pengelolaan fasilitas Sarana Olahraga Universitas Indonesia di Rawamangun (SOR UI Rawamangun).

PERSYARATAN KERJASAMA

Dalam permintaan proposal kerjasama pengembangan fasilitas SOR UI Rawamangun disusun dengan berbagai pertimbangan dimana UI akan mengikat kontrak hanya dengan Calon Mitra yang memperoleh penilaian tertinggi (maksimum 100 poin) sebagai berikut:

1. Pengalaman dan Kualifikasi Perusahaan (maksimum 30 poin) :
   1. Pertimbangan akan diberikan kepada pengalaman yang dapat menunjukkan pengalaman dan reputasi di bidang pemanfaatan aset. Calon Mitra harus menyampaikan pengalaman mereka  dalam mengelola  aset.  Pengalaman  yang  diutamakan  adalah  pengalaman pengelolaan aset properti yang menerapkan strategi pengelolaan fasilitas yang inovatif dan best practice dalam mengurangi biaya operasi dan meningkatkan pelayanan. Poin maksimal pada bagian ini diraih dengan menunjukkan minimal 3 (tiga) fasilitas yang telah dilakukan pengelolaan.
2. Rencana Pengelolaan (maksimum 30 poin): Pada bagian ini, tanggapan atas Kerangka Acuan Kegiatan akan dievaluasi dalam hal:
   1. Analisis rencana alokasi letak dan pemanfaatan area;
   2. Ide kegiatan dalam pemanfaatan area;
   3. Analisa Segmen Pasar dan Customer Persona;
   4. Rencana Program dan Rencana Kerjasama dengan pihak ketiga lainnya;
   5. Manfaat yang diterima oleh UI;
   6. Rencana operasi pengelolaan SOR UI  yang diusulkan;
   7. Struktur Pengawasan Internal;
   8. Struktur Pengelolaan (Organisasi Area Olahraga, Area F&B dan Organisasi Divisi Pendukung);
   9. Rencana transisi dari kondisi eksisting ke pengoperasian SOR UI ;
   10. Time Table dari Project Setup hingga Project Implementation;
   11. Perincian investasi Pengelolaan SOR UI;
   12. Rencana Perbaikan Fasilitas;
   13. Gambar konsep desain area-area di kawasan SOR UI;
   14. Jam Operasional dan Pengaturan Tenaga Kerja per Shift;
   15. Dukungan dari pihak lainnya jika ada.
3. Biaya Operasi dan Pendapatan (maksimum 30 poin): Proposal yang akan diajukan sudah menjabarkan rincian tentang strategi operasional yang akan dijalankan untuk meningkatkan pelayanan SOR UI  yang mampu mengurangi biaya operasi dan meningkatkan pendapatan. Secara rinci memuat hal-hal seperti
   1. Penjelasan mengenai Strategi Operasional;
   2. Cash Management;
   3. Report Management;
   4. Internal Audit dan Quality Assurance;
   5. Rincian Biaya Investasi;
   6. Perincian Biaya Tenaga Kerja;
   7. Rincian Biaya Investasi Perangkat (Hardware & Software);
   8. Rincian Biaya lainnya;
   9. Rincian Proyeksi Pendapatan, dengan ketentuan Tarif yang berlaku;
   10. Perincian Solusi Pengelolaan;
   11. Usulan proporsi bagi hasil antara UI dan Calon Mitra yang merupakan rekapitulasi dari Komponen Pendapatan dikurangi Amortisasi Investasi dan biaya pengelolaan, tenaga kerja, asuransi, dan pajak.
4. Kemampuan Keuangan dan Klasifikasi Baku Lapangan Usaha Indonesia (KBLI) (maks. 10 point):
   1. Calon Mitra harus dapat melampirkan dokumen kemampuan finansial yang telah diaudit oleh Kantor Akuntan Publik minimal laporan audit untuk 2 (dua) tahun terakhir.
   2. Calon Mitra terdaftar pada KBLI yang sesuai.
5. SKEMA KERJASAMA: Skema kerjasama untuk Pengelolaan Properti SOR UI adalah Skema Sewa Minimum (Surcharge) dan Bagi Hasil Keuntungan. Calon Mitra akan diikat kontrak untuk jangka waktu 5 (lima) tahun. Kontrak kerjasama ini dapat diperpanjang setelah melalui tahap evaluasi dan negosiasi.
6. KEBENARAN DAN KERAHASIAAN INFORMASI: Seluruh informasi yang disampaikan oleh Calon Mitra adalah merupakan Informasi yang benar. Calon Mitra dapat dituntut secara hukum jika dikemudian hari diketahui dan terbukti terdapat informasi yang telah disampaikan tidak benar (pemalsuan). Dengan kondisi diatas, UI akan memutus secara sepihak kontrak kerjasama, seluruh aset Calon Mitra yang telah terpasang menjadi milik UI sepenuhnya, UI berhak menunjuk Calon Mitra lain untuk melanjutkan pengelolaan SOR UI , dan Calon Mitra akan masuk kedalam Daftar Hitam. Seluruh informasi yang disampaikan oleh Calon Mitra akan dijaga kerahasiaannya dan tidak akan disebarluaskan tanpa izin dari Calon Mitra.
7. HAK UNTUK MENOLAK PROPOSAL: UI berhak menolak Proposal yang diajukan oleh Calon Mitra jika:
   1. Proposal disampaikan melewati batas waktu yang telah ditentukan;
   2. Proposal yang dalam perinciannya tidak sesuai dengan yang telah ditentukan dalam KAK ini;
   3. Proposal yang tidak dilengkapi dengan data-data pendukung seperti yang telah diminta dalam proposal ini.
8. PEMBIAYAAN: UI tidak bertanggung jawab atas biaya-biaya yang dikeluarkan Calon Mitra dalam menyampaikan tanggapan terhadap KAK ini dan UI tidak menanggung biaya transportasi/akomodasi yang diperlukan Calon Mitra saat mengikuti kegiatan-kegiatan yang disyaratkan dalam KAK ini.

RINCIAN ANGGARAN

Pengembangan Fasilitas Lapangan Tenis, Lapangan Basket dan Lapangan Bola Universitas Indonesia di Rawamangun Jakarta Timur terdiri dari komponen investasi habis pakai, komponen sumber daya manusia dan komponen biaya operasional pelaksanaan dalam rangka perumusan laporan rencana pengembangan akan disusun oleh para calon mitra UI. Tidak ada beban anggaran investasi dari UI.

Dalam pengelolaan kerjasama ini dipersyaratkan bahwa:

1. UI Menerima kepastian (surcharge) senilai tertentu setiap tahun pengelolaan.
2. UI Mendapatkan bagi hasil keuntungan setelah dikurangi biaya operasional termasuk surcharge dan amortisasi. Bagian keuntungan UI akan diproses sesuai tata kelola UI.
3. Rencana pengelolaan dan usulan bangunan mendapatkan persetujuan dari Tim Penataan Lingkungan Kampus (TPLK) UI.
4. Bangunan yang dibangun mengacu pada Perda No 1 tahun 2014 tentang tata ruang DKI
5. Hal-hal terkait audit dan pemeriksaan atas aset milik UI wajib dipatuhi oleh Mitra UI.
6. Dalam proses seleksi dan perumusan perjanjian kerjasama, UI tidak dapat dituntut dalam hal apapun terkait tidak tercapainya kesepakatan para pihak.
7. Hal-hal lain yang belum diatur akan ditetapkan kemudian oleh UI.

RENCANA TEKNIS PELAKSANAAN PEMILIHAN CALON MITRA KERJA SAMA

Kegiatan	Waktu	Tempat	Keterangan
1.    Penyebaran Informasi	1 November 2023	HUMAS UI www.ui.ac.id	Surat udangan, papan pengumuman/ website
2.    Pendaftaran Calon Mitra	2-12 November 2023	DKS UI dks@ui.ac.id	Surat Minat/ Profil Perusahaan Batas waktu: 15:00 WIB
3.    Aanwijzing (Penjelasan Calon Mitra)	13 November 2023	R. Rapat DKS UI Depok	Aanwijzing (penjelasan beauty contest) pemilihan calon mitra
	14 November 2023	SOR Rawamangun	Survey Lokasi
4.    Penyusunan Proposal Calon Mitra	14 – 30 November 2023
5.    Penyerahan Proposal	1-4 Desember 2023	DKS UI	Panitia / Direktorat Kerjasama
6.    Evaluasi dan Penilaian Proposal	5 Desember 2023		Evaluasi dan penilaian proposal calon mitra pengelola oleh Tim Ad-hoc
7.    Pengumuman Daftar Pendek (2 Perusahaan)	6 Desember 2023	HUMAS UI www.ui.ac.id	Surat Pemberitahuan/ papan pengumuman/ website
8.    Presentasi Proposal	11 Desember 2023		Presentasi dan penilaian 2 calon mitra terpilih
9.    Pengumuman Calon Mitra Terpilih	12 Desember 2023		▪      Surat Pemberitahuan/ papan pengumuman/ website ▪      Masa tenggang
10. Pembahasan Kontrak Kerja Sama dengan Calon Mitra Terpilih	N/A	DKS UI	Pembuatan Perjanjian Kerja Sama Pengelolaan SOR Rawamangun

Wakil Rektor Bidang SDM dan Aset,

Prof. Dr. Ir. Dedi Priadi, DEA
NIP 195910171988111001