Sebagai salah satu universitas tertua di Indonesia, Universitas Indonesia (UI) kerap dijadikan sebagai benchmarking oleh universitas lainnya dalam beberapa aspek, salah satunya terkait penyusunan laporan tahunan dan aspek legal. Untuk meningkatkan khazanah tentang penyusunan laporan tahunan, produk hukum, serta aspek lain yang terkait dengan divisi legal dan hubungan masyarakat, Universitas Pertamina melakukan studi banding dengan UI.
Kepala Biro Hubungan Masyarakat dan Keterbukaan Informasi Publik (Biro Humas dan KIP) UI, Dra. Amelita Lusia, M.Si., mengatakan, kunjungan Universitas Pertamina merupakan langkah baik untuk meningkatkan prosedur serta pelayanan di ranah internal kampus. “Kami merasa sangat senang atas kunjungan ini. Sebagaimana yang dikatakan Rektor kami, Prof. Ari Kuncoro, saat ini bukanlah era untuk berkompetisi, melainkan untuk berkolaborasi sebanyak-banyaknya. Kolaborasi dapat dijalin dengan sesama perguruan tinggi, seperti dengan Universitas Pertamina, dan juga dengan pemerintah, masyarakat, serta mitra industri,” ujar Amelita.
Amelita menjelaskan, pada 2019 dan 2020, UI meraih penghargaan dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Riset, dan Teknologi (Ditjen Diktiristek) sebagai pemberi laporan tahunan terbaik silver dan gold. Laporan tahunan yang disusun UI merupakan wujud kolaborasi dari fakultas-fakultas di UI dan Biro Transformasi, Manajemen Risiko, dan Monitoring Evaluasi (TREM) sebagai penyusunnya.
Dalam setiap laporan tahunan, UI mengedepankan kerampingan dan menonjolkan aspek penting yang ingin ditampilkan dalam laporan. Aspek penting tersebut adalah Tri Dharma Perguruan Tinggi yang dilaksanakan satu tahun sebelumnya, meliputi pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat oleh mahasiswa dan dosen UI.
Manajer Divisi Legal Universitas Pertamina, Christia, melihat perlunya kunjungan ini untuk menambah khazanah. Hal ini karena Universitas Pertamina yang baru berdiri pada 2016 masih memiliki struktur organisasi yang sederhana. “Aspek yang ingin dipelajari dari UI tidak terbatas pada divisi legal, tetapi juga pada divisi lain yang bertanggung jawab atas tugas dan fungsi legal. Ini meliputi tata kelola hingga lingkup administrasi, sebagaimana yang diajukan dalam surat tugas,” kata Christia.
Sejak 2019, Wakil Rektor UI telah mendelegasikan penugasan untuk pembuatan laporan tahunan yang sesuai dengan standar report award yang ada di Indonesia. Hal yang membedakan laporan tahunan UI dengan korporasi lain adalah tema serta layout yang disesuaikan dengan kreativitas UI. Setiap fakultas dan unit kerja harus membuat laporan tahunan sesuai versi mereka masing-masing dan Humas UI akan mengolahnya untuk mengambil intisari dari aspek-aspek yang ingin diangkat.
Kepala Bagian Legislasi Hukum Aset Barang Milik Negara dan Barang Milik UI, Biro Legislasi dan Layanan Hukum (BLLH) UI, Rieke Yolanda, turut menjelaskan alur pembuatan produk hukum seperti Surat Keputusan Rektor (SK Rektor). Pembuatan SK mengacu pada peraturan Undang-Undang No.12 Tahun 2012. Bahkan, detail teknis penulisan, mulai dari judul, logo, hingga tanda baca mengacu pada Undang-Undang tersebut. Unit kerja di UI juga telah dibekali dengan ketentuan penulisan SK atau penomoran surat agar sesuai dengan format. Pertimbangan pembuatan SK pun diserahkan kepada pihak legal universitas sesuai dengan kebutuhan.
“Draf SK akan kami review dan kirimkan kembali kepada pimpinan BLLH agar dikaji oleh analis di bagian hukum. Analisis kami terhadap draf SK akan diperiksa dan disetujui oleh pimpinan biro hukum UI jika telah sesuai. Setelah itu, draf dikirimkan kembali ke Sekretaris Universitas. Jika sudah disetujui, draf SK akan masuk ke Wakil Rektor. Sirkulasi SK kemudian disesuaikan dengan bidang masing-masing,” kata Rieke.
Kunjungan yang berlangsung pada Jumat (14/10), di Ruang Rapat A, Gedung Pusat Administrasi UI tersebut, turut dihadiri oleh staf UI dari Biro Humas dan KIP, yaitu Dwika Aldila dan Rizky Rachdian Salerino. Adapun perwakilan staf dari Universitas Pertamina, antara lain Staf Legal Universitas Pertamina, Jeffry Fernando, dan Staf Kesekretariatan Pimpinan Universitas Pertamina, Bimbi Panjaitan.
Penulis: Vinny Shoffa| Editor: Sasa/Mariana S
